Maître André ICARD
Avocat au Barreau du Val de Marne

Modèle de lettre de demande de consultation du dossier administratif d’un agent public


Modèle de lettres agents publics
14/07 2018

Modèle de lettre de demande de consultation du dossier administratif d’un agent public

L’article 65 de la loi du 22 avril 1905 portant fixation du budget des dépenses et des recettes de l'exercice 1905 dispose que : « Tous les fonctionnaires civils et militaires, tous les employés et ouvriers de toutes administrations publiques ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier, soit avant d'être l'objet d'une mesure disciplinaire ou d'un déplacement d'office, soit avant d'être retardé dans leur avancement à l'ancienneté. »

L'article 18 n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires loi dite « Le Pors » précise que : « Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

Dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, le dossier du fonctionnaire peut être géré sur support électronique s'il présente les garanties prévues par les alinéas précédents. »

Le dossier d’un agent public présente le caractère d’un document administratif communicable à cet agent sur le fondement du II de l’article 6 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal.

Voir en ce sens : Conseil d'Etat, 4 / 1 SSR, du 11 juillet 1988, 59576, publié au recueil Lebon

Mais ce droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface si une procédure disciplinaire est engagée et ce sont les seules dispositions de l’article 65 de la loi du 22 avril 1905 ou des lois statutaires applicables à l’intéressé qui s’appliqueront (CE, 27 janvier 1982, Pelletier) jusqu’à ce que la procédure soit close, c’est-à-dire une fois la décision de sanction intervenue ou si l’administration y a renoncé.

Voir en ce sens : Conseil d'Etat, 10/ 6 SSR, du 27 janvier 1982, 29738, publié au recueil Lebon

Ainsi, chaque agent public a le droit de consulter son dossier administratif, seul ou accompagné d’un collègue, représentant du personnel ou syndical, sans avoir à s’en justifier ou en donner le motif.

Il peut demander que lui soient donnés des photocopies de certaines pièces de son dossier et l’administration peut lui facturer les copies.

L’agent public qui souhaite consulter son dossier administratif doit en faire la demande par courrier à l’autorité administrative de son établissement.

MODELE DE LETTRE : source site Infosdroits.fr

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