EN BREF : à partir du 1er janvier 2017, lorsque le requérant transmettra, à l'appui de sa requête, un fichier unique comprenant plusieurs pièces, chacune d'entre elles devra être répertoriée par un signet la désignant conformément à l'inventaire mentionné ci-dessus. S'il transmet un fichier par pièce, l'intitulé de chacun d'entre eux doit être conforme à cet inventaire. Le respect de ces obligations est prescrit à peine d'irrecevabilité de la requête. En effet, pour les magistrats administratif, le travail dématérialisé était rendu très difficile lorsque les pièces jointes étaient communiquées « en vrac » dans un fichier unique, sans aucun signet. Mais cette pratique pourtant proscrite par l’article 9 de l’ arrêté du 12 mars 2013 relatif aux caractéristiques techniques de l'application permettant la communication électronique devant le Conseil d'Etat, les cours administratives d'appel et les tribunaux administratifs n’était jusqu’alors pas sanctionnée.
Le nouvel article R.414-3 du code de justice administrative applicable à partir du 1er janvier 2017, modifié par le 3° de l’article 3 du décret n° 2016-1481 du 2 novembre 2016 relatif à l'utilisation des télé procédures devant le Conseil d'Etat, les cours administratives d'appel et les tribunaux administratifs dispose que : « Par dérogation aux dispositions des articles R. 411-3, R. 411-4, R. 412-1 et R. 412-2, les requérants sont dispensés de produire des copies de leur requête et des pièces qui sont jointes à celle-ci et à leurs mémoires. Lorsque le requérant transmet, à l'appui de sa requête, un fichier unique comprenant plusieurs pièces, chacune d'entre elles doit être répertoriée par un signet la désignant conformément à l'inventaire mentionné ci-dessus. S'il transmet un fichier par pièce, l'intitulé de chacun d'entre eux doit être conforme à cet inventaire. Le respect de ces obligations est prescrit à peine d'irrecevabilité de la requête. »
Les mêmes obligations sont applicables aux autres mémoires du requérant, sous peine pour celui-ci, après invitation à régulariser non suivie d'effet, de voir ses écritures écartées des débats.
Si les caractéristiques de certaines pièces font obstacle à leur communication par voie électronique, ces pièces sont transmises sur support papier, dans les conditions prévues par l'article R. 412-2. L'inventaire des pièces transmis par voie électronique en fait mention. »
POUR MEMOIRE : le 7 septembre 2015, la Cour administrative d’appel de Paris a transmis aux avocats et très certainement aux administrations du ressort, un rappel sur « l’importance d’une correcte transmission des pièces accompagnant vos écritures » au moyen de l’application « Télérecours ».
la Cour administrative d’appel rappelle si besoin en était que « Pour que ces pièces soient accessibles, lisibles et exploitables, il est essentiel qu’elles soient déposées conformément aux dispositions de l’article 9 de l’arrêté du 12 mars 2013 relatif aux caractéristiques techniques de l'application permettant la communication électronique devant le Conseil d'Etat, les cours administratives d'appel et les tribunaux administratifs, selon lesquelles : « Lorsqu'une partie ou son mandataire transmet par l'application Télérecours un fichier au format PDF comportant plusieurs pièces, chacune d'entre elles est répertoriée par un signet conformément à l'inventaire qui en est dressé ».
SOURCE : arrêté du 12 mars 2013 relatif aux caractéristiques techniques de l'application permettant la communication électronique devant le Conseil d'Etat, les cours administratives d'appel et les tribunaux administratifs.
La juridiction administrative recommande de « transmettre (nous) les pièces jointes à vos écritures dans un seul fichier comportant nécessairement une indexation interne matérialisée par des signets posés sur chaque pièce, numérotés et nommés conformément à l’inventaire détaillé. L’insertion et le nommage de ces signets permettront une exacte identification des pièces.
Si vous n’êtes pas en mesure de nous adresser un seul fichier regroupant toutes les pièces jointes, celles-ci devront nous être adressées en autant de fichiers qu’il y a de pièces. Pour permettre leur identification, il conviendrait que les fichiers soient alors numérotés et nommés conformément à l’inventaire. Dans tous les cas, l’inventaire détaillé des pièces doit être transmis par fichier séparé. »
Enfin, pour ceux qui, comme moi, auraient des difficultés pour apposer et nommer des signets au sein d’un fichier au format PDF, elle joint un mode opératoire (PDF, 5278 Ko)très utile « présentant la façon de procéder pour apposer et nommer des signets au sein d’un fichier au format PDF. »
Pour ce qui me concerne, je transmets pièce par pièce afin de faciliter le travail des magistrats, même si cela me prend plus de temps, mais en contrepartie ça m'oblige à limiter le nombre de pièces transmises à celles qui sont essentielles à la procédure.
Et puis, les logiciels d'indexation de pièces au format pdf sont très faciles à utiliser.
Ne dit-on pas que le bon avocat fait le bon juge !